Regulamin konkursu

W związku z dużą liczbą zgłoszonych kandydatur na podstawie § 12 ust. 5 w dniu 9.10.2026 Organizator zmienia sposób głosowania w § 6 ust. 3 na głosowanie na trzy drzewa zamiast tylko jednego.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Ogłasza się konkurs „Podkowiańskie Drzewo Roku 2026”, zwany dalej „Konkursem”.
2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Związek Podkowian z siedzibą w Podkowie Leśnej (05-807) przy ul. Lilpopa 18, zwane dalej „Organizatorem”.
3. Regulamin określa szczegółowe warunki uczestnictwa, przebieg oraz organizację Konkursu.
4. Konkurs organizowany jest za pośrednictwem konkursowej strony internetowej Związku Podkowian: zwiazekpodkowian.pl/drzeworoku.
5. Konkurs nie jest grą hazardową w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych.

§ 2. Konkurs

1. Celem Konkursu jest wybór drzewa rosnącego w granicach administracyjnych Podkowy Leśnej, które ze względu na swoją historię, znaczenie dla lokalnej społeczności oraz cechy przyrodnicze i gatunkowe zasługuje na tytuł „Podkowiańskiego Drzewa Roku”.
2. Celem Konkursu jest w szczególności:
   1. zwrócenie uwagi na drzewa jako element dziedzictwa przyrodniczego, kulturowego i krajobrazowego Podkowy Leśnej;
   2. dokumentowanie historii i opowieści związanych z drzewami;
   3. budowanie poczucia współodpowiedzialności za otaczającą przyrodę;
   4. popularyzacja wiedzy o wartości i roli drzew w lokalnym środowisku;
   5. zaangażowanie mieszkańców w wybór drzewa szczególnie ważnego dla lokalnej społeczności.
3. Do Konkursu mogą zostać zgłoszone drzewa spełniające następujące warunki:
   1. rosnące w granicach administracyjnych Podkowy Leśnej;
   2. posiadające szczególne znaczenie przyrodnicze, krajobrazowe, historyczne, kulturowe lub społeczne albo wyróżniające się szczególnymi cechami, takimi jak wiek, wielkość, obwód, pokrój, gatunek lub wyjątkowe miejsce występowania.
4. Z Konkursu wyklucza się:
   1. drzewa rosnące poza granicami administracyjnymi Podkowy Leśnej;
   2. drzewa, których lokalizacja uniemożliwia ich jednoznaczną identyfikację;
   3. drzewa zgłoszone w sposób naruszający postanowienia niniejszego Regulaminu;
   4. drzewa, których zgłoszenie lub promocja mogłyby naruszać prawa osób trzecich.
5. Zgłoszenie drzewa rosnącego na terenie prywatnym jest dopuszczalne, o ile Organizator może opublikować jego lokalizację w sposób umożliwiający identyfikację drzewa, z poszanowaniem praw właściciela nieruchomości i zasad ochrony prywatności.

§ 3. Przebieg Konkursu

1. Konkurs składa się z dwóch etapów:
   1. zgłaszania drzew;
   2. publicznego głosowania.
2. Ogłoszenie Konkursu i rozpoczęcie przyjmowania zgłoszeń nastąpi we wrześniu 2026.
3. Zgłoszenia drzew przyjmowane będą w terminie wskazanym w komunikacie Organizatora.
4. Po zakończeniu przyjmowania zgłoszeń Organizator dokona weryfikacji zgłoszeń pod względem formalnym.
5. Wyboru drzew zakwalifikowanych do etapu głosowania dokona Komisja Konkursowa powołana przez Organizatora.
6. Głosowanie publiczne odbędzie się za pomocą formularza internetowego zamieszczonego na konkursowej stronie internetowej Związku Podkowian: zwiazekpodkowian.pl/drzeworoku.
7. Głosowanie rozpocznie się w terminie wskazanym przez Organizatora i zakończy w terminie wskazanym przez Organizatora.
8. Ogłoszenie wyników Konkursu nastąpi w październiku 2026.
9. Dokładne terminy poszczególnych etapów zostaną opublikowane na konkursowej stronie internetowej Organizatora.
10. Określone w niniejszym Regulaminie terminy mogą ulec zmianie ze względu na ważną przyczynę natury organizacyjnej lub w związku z działaniem siły wyższej.

§ 4. Zasady uczestnictwa w etapie pierwszym Konkursu

1. Zgłoszenia drzewa do Konkursu może dokonać każda osoba fizyczna, osoba prawna lub ich grupy, które w terminie określonym przez Organizatora wypełnią formularz internetowy.
2. Każdy zgłaszający/uczestnik Konkursu może zgłosić kilka drzew na oddzielnych formularzach.
3. Udział w Konkursie jest bezpłatny.
4. Zgłaszający zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem przed dokonaniem zgłoszenia.
5. Dokonanie zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
6. Formularz zgłoszeniowy powinien zawierać następujące informacje:

DANE ZGŁASZAJĄCEGO

1. imię i nazwisko zgłaszającej osoby fizycznej /osób fizycznych albo nazwę zgłaszającej osoby prawnej/osób prawnych.
2. adres e-mail zgłaszającego.

INFORMACJE O ZGŁOSZONYM DRZEWIE

1. dokładną lokalizację drzewa (adres lub współrzędne GPS);
2. wskazanie miejsca, przy którym rośnie drzewo;
3. gatunek drzewa, o ile jest znany;
4. uzasadnienie zgłoszenia.
5. Uzasadnienie powinno opisywać, dlaczego zdaniem zgłaszającego dane drzewo zasługuje na tytuł „Podkowiańskiego Drzewa Roku”.
6. W uzasadnieniu można w szczególności opisać:
   1. historię drzewa;
   2. jego związek z historią Podkowy Leśnej;
   3. związek drzewa z konkretnym miejscem, budynkiem, rodziną lub wydarzeniem;
   4. znaczenie drzewa dla mieszkańców;
   5. szczególne cechy przyrodnicze, krajobrazowe lub gatunkowe drzewa;
   6. związane z drzewem wspomnienia, opowieści lub lokalne legendy.
7. Uzasadnienie powinno mieć max. 2000 znaków ze spacjami.
8. Do zgłoszenia można dołączyć maksymalnie pięć zdjęć drzewa i – opcjonalnie – link do filmu (max 7 minut długości).
9. Zgłaszający może również przekazać dodatkowe materiały dotyczące drzewa, w szczególności fotografie archiwalne, dokumenty, publikacje lub inne materiały.
10. Organizator zastrzega sobie prawo do kontaktu ze zgłaszającym w celu uzupełnienia informacji zawartych w formularzu.
11. W przypadku zgłoszenia tego samego drzewa przez kilka osób/grup, Organizator zastrzega sobie prawo wyboru lub połączenia ich w jedno zgłoszenie, stworzone na bazie przesłanych opisów.
12. Organizator może odmówić zakwalifikowania zgłoszenia do dalszego etapu, jeżeli zgłoszenie jest niekompletne lub nie pozwala na jednoznaczną identyfikację drzewa.

§ 5. Komisja Konkursowa

1. Wyboru drzew, które zostaną zakwalifikowane do etapu publicznego głosowania, dokona Komisja Konkursowa powołana przez Organizatora.
2. Komisja może składać się z przedstawicieli Organizatora oraz osób przez niego zaproszonych.
3. Komisja dokonuje oceny zgłoszeń, biorąc pod uwagę w szczególności:
   1. historię i znaczenie drzewa;
   2. jego związek z Podkową Leśną;
   3. znaczenie drzewa dla lokalnej społeczności;
   4. szczególne cechy przyrodnicze, gatunkowe lub krajobrazowe;
   5. kompletność i atrakcyjność opowieści związanej z drzewem.
4. Komisja może zakwalifikować do głosowania wszystkie zgłoszenia spełniające wymogi formalne albo dokonać wyboru finalistów.
5. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów.
6. W przypadku równej liczby głosów decydujący jest głos Przewodniczącego Komisji.
7. Komisja może podjąć decyzję o wykluczeniu zgłoszonego drzewa, jeżeli zgłoszenie narusza postanowienia niniejszego Regulaminu.

§ 6. Głosowanie

1. Zwycięskie drzewo zostanie wyłonione w drodze publicznego głosowania internetowego.
2. Głosowanie odbędzie się za pośrednictwem formularza internetowego zamieszczonego na konkursowej stronie internetowej Organizatora.
3. Głosujący oddaje trzy głosy na różne drzewa, z zastrzeżeniem szczegółowych zasad technicznych głosowania określonych przez Organizatora.
4. Szczegółowe zasady dotyczące sposobu oddawania i weryfikacji głosów zostaną opublikowane najpóźniej w dniu rozpoczęcia głosowania.
5. Organizator może zastosować mechanizmy techniczne służące zapobieganiu wielokrotnemu głosowaniu lub oddawaniu głosów w sposób sprzeczny z Regulaminem.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do unieważnienia głosów oddanych z naruszeniem zasad głosowania.
7. Zwycięży drzewo, które otrzyma największą liczbę ważnych głosów.
8. W przypadku uzyskania przez dwa lub więcej drzew takiej samej liczby głosów Organizator może przeprowadzić dodatkowe głosowanie albo podjąć decyzję o innym sposobie rozstrzygnięcia remisu.

§ 7. Wyniki Konkursu

1. Drzewo, które w wyniku głosowania uzyska największą liczbę ważnych głosów, otrzyma tytuł: „PODKOWIAŃSKIE DRZEWO ROKU 2026”
2. Zwycięskie drzewo zostanie uhonorowane pamiątkową tabliczką z informacją o przyznanym tytule.
3. Tabliczka zostanie zamontowana w pobliżu zwycięskiego drzewa, w sposób uzgodniony z właścicielem lub zarządcą terenu, jeżeli jest to wymagane.
4. Organizator może zorganizować uroczystość ogłoszenia wyników, połączoną w szczególności z:
   1. uroczystym przywieszeniem tabliczki;
   2. spacerem dendrologicznym lub przyrodniczym;
   3. spotkaniem z dendrologiem lub innym ekspertem;
   4. prezentacją historii zwycięskiego drzewa;
   5. innym wydarzeniem związanym z drzewem, przyrodą, naturą.
5. Wyniki Konkursu zostaną opublikowane na konkursowej stronie internetowej Organizatora oraz w innych kanałach komunikacji prowadzonych przez Organizatora.

§ 8. Zgłoszenie zwycięskiego drzewa do konkursu „Drzewo Roku”

1. Organizator zobowiązuje się do zgłoszenia zwycięskiego drzewa do ogólnopolskiego konkursu „Drzewo Roku” organizowanego przez Klub Gaja, zgodnie z regulaminem i terminami obowiązującymi w danej edycji tego konkursu: (drzeworoku.pl).
2. Zgłoszenie zostanie przygotowane na podstawie informacji i materiałów zgromadzonych w trakcie Konkursu oraz dodatkowych materiałów przekazanych przez zgłaszającego i inne osoby.
3. Zwycięskie drzewo będzie reprezentować Podkowę Leśną w ogólnopolskim konkursie „Drzewo Roku”, organizowanym przez Klub Gaja.
4. Organizator oraz zgłaszający zwycięskie drzewo mogą współpracować przy przygotowaniu materiałów promocyjnych i informacyjnych związanych z udziałem drzewa w konkursie Klubu Gaja.
5. W przypadku zakwalifikowania zwycięskiego drzewa do dalszego etapu konkursu „Drzewo Roku” Organizator może prowadzić działania promocyjne zachęcające do głosowania na drzewo.

§ 9. Prawa do materiałów

1. Zgłaszający oświadcza, że posiada prawa do materiałów przekazanych Organizatorowi lub jest uprawniony do ich przekazania i wykorzystania w związku z Konkursem.
2. Zgłaszający udziela Organizatorowi nieodpłatnej zgody na wykorzystanie przekazanych materiałów w związku z organizacją, promocją i dokumentowaniem Konkursu.
3. Materiały mogą być publikowane w szczególności:
   1. na stronach internetowych Organizatora;
   2. w mediach społecznościowych Organizatora, partnerów oraz patronów Konkursu;
   3. w materiałach informacyjnych i promocyjnych;
   4. w materiałach związanych ze zgłoszeniem zwycięskiego drzewa do konkursu Klubu Gaja;
   5. w materiałach medialnych dotyczących Konkursu.
4. Organizator, w miarę możliwości, będzie podawał autorów przekazanych materiałów.
5. Zgłaszający odpowiada za uzyskanie stosownych zgód na wykorzystanie materiałów, jeżeli ich uzyskanie jest wymagane przepisami prawa.

§ 10. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych osób zgłaszających drzewa do Konkursu jest Stowarzyszenie Związek Podkowian z siedzibą w Podkowie Leśnej.
2. Dane osobowe będą przetwarzane w celu organizacji i przeprowadzenia Konkursu, kontaktu ze zgłaszającymi, publikacji informacji o zgłoszonych drzewach i wynikach Konkursu oraz przygotowania zgłoszenia zwycięskiego drzewa do konkursu „Drzewo Roku” organizowanego przez Klub Gaja.
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do dokonania zgłoszenia.
4. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zostaną zawarte w formularzu zgłoszeniowym oraz na konkursowej stronie internetowej Organizatora.

§ 11. Harmonogram

1. Konkurs będzie przebiegał według następującego harmonogramu ramowego:

Wrzesień

1. ogłoszenie Konkursu;
2. rozpoczęcie przyjmowania zgłoszeń.

Październik

1. zakończenie przyjmowania zgłoszeń;
2. weryfikacja zgłoszeń;
3. wybór i ogłoszenie finalistów;
4. głosowanie internetowe;
5. zakończenie głosowania;
6. ogłoszenie wyników;
7. uroczyste nadanie tytułu „Podkowiańskie Drzewo Roku”;
8. przywieszenie pamiątkowej tabliczki (jeśli będzie taka możliwość);

Listopad

1. przygotowanie i przesłanie zgłoszenia zwycięskiego drzewa do ogólnopolskiego konkursu „Drzewo Roku” organizowanego przez Klub Gaja.

2. Dokładne daty poszczególnych etapów zostaną podane na konkursowej stronie internetowej Organizatora.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Udział w Konkursie jest dobrowolny i oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.
2. Uczestnictwa w Konkursie, jak również praw i obowiązków z nim związanych, nie można przenosić na inne osoby.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do skrócenia, przedłużenia, odwołania lub unieważnienia Konkursu albo jego poszczególnych etapów z ważnych przyczyn organizacyjnych.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzetelność i prawdziwość informacji przekazanych przez zgłaszających.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie. Zmieniony Regulamin obowiązuje od chwili jego opublikowania na stronie internetowej Organizatora.
6. Nazwa „Podkowiańskie Drzewo Roku” jest prawnie chronioną własnością, a prawa do niej przysługują Organizatorowi. Korzystanie i używanie tej nazwy oraz związanych z nią oznaczeń może się odbywać tylko w zgodzie z Regulaminem albo za wyraźną zgodą Organizatora.
7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyzje podejmuje Organizator.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego.
9. Regulamin dostępny jest na konkursowej stronie internetowej Organizatora.
10. Kontakt z Organizatorem w sprawach związanych z Konkursem możliwy jest pod adresem: drzeworoku@zwiazekpodkowian.pl.

Stowarzyszenie Związek Podkowian,

Podkowa Leśna, 10 września 2026 r.